Bewertung des Nutzens von Geschäftsprozessmanagement und robotergestützter Prozessautomatisierung in der Finanzbranche

In der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der Finanzdienstleistungen suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und das Kundenerlebnis zu verbessern. Zwei leistungsstarke Tools – Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA) – spielen bei der Erreichung dieser Ziele eine zentrale Rolle. Im Folgenden werden ihr Umfang, ihre Vorteile und ihre Auswirkungen auf die Finanzbranche näher erläutert. Obwohl sie sich in ihren Funktionen überschneiden, unterscheiden sie sich in verschiedenen Aspekten erheblich. Dieser Einblick bietet eine prägnante vergleichende Analyse von BPM und RPA, die sich auf vier Hauptkriterien konzentriert: Umfang, Automatisierungsgrad, Komplexität der Implementierung und erwartete Vorteile.

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Unter Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management – BPM) versteht man die bewusste Gestaltung, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

BPM-Initiativen werden in der Regel durch zwei Arten von speziellen IT-Produkten unterstützt: BPM-Suiten und BPM-Frameworks. Die erste Kategorie bezieht sich auf vorgefertigte Softwarepakete mit Low-Code-Ansatz (z. B. PEGA, TIBCO). Die zweite Kategorie umfasst programmiererfreundliche Bibliotheken zur Integration in individuell entwickelte Softwareprodukte (z. B. Camunda, Activiti).

Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?

Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation – RPA) handelt es sich um eine Technologie zur Automatisierung von Aufgaben innerhalb von IT- und Geschäftsprozessen. Dabei werden sogenannte „Roboter/Bots“ oder „digitale Mitarbeiter“ eingesetzt, die die menschliche Interaktion mit den Benutzeroberflächen der am Prozess beteiligten Anwendungen nachahmen.

Das Hauptziel der Technologie ist die Automatisierung sich wiederholender, zeitaufwändiger Standardaufgaben, um Kosten zu sparen, die digitale Transformation des Unternehmens zu beschleunigen und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf kreativere Tätigkeiten zu lenken.

BPM vs. RPA

Beurteilen wir die beiden Ansätze anhand von 4 Kriterien: Umfang, Automatisierungsgrad, Implementierungskomplexität und erwarteter Nutzen.

Anwendungsbereich

Das Geschäftsprozessmanagement konzentriert sich auf die Verwaltung und Verbesserung von End-to-End-Geschäftsprozessen, d. h. umfassenden Arbeitsabläufen, die alle Schritte und Aktivitäten umfassen, die zum Erreichen eines bestimmten Ergebnisses erforderlich sind: Handelsabwicklungsprozess, Kontoeröffnung, Schadenbearbeitung in der Versicherung usw. Es geht um die Analyse, Gestaltung, Implementierung und kontinuierliche Optimierung von Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Effektivität und Agilität.
Robotic Process Automation konzentriert sich in erster Linie auf die Automatisierung bestimmter sich wiederholender Aufgaben innerhalb bestehender Prozesse. Klassische Beispiele sind die Dateneingabe und -aktualisierung, die Rechnungsverarbeitung, einige Aufgaben der Personalabteilung, die Erstellung und Verteilung von Berichten usw.

Grad der Automatisierung

BPM bietet einen Rahmen für die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen, erfordert aber nicht unbedingt die Automatisierung aller Schritte. Während einige sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden können, gibt es bei den meisten End-to-End-Prozessen kritische Entscheidungspunkte, bei denen menschliches Urteilsvermögen und Eingreifen erforderlich sind. BPM stellt sicher, dass die richtigen Personen in den richtigen Phasen beteiligt sind, verfolgt den Fortschritt und bietet einen Überblick über den Status, ohne dass jeder Schritt vollständig automatisiert werden muss. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen der Automatisierung und dem Bedarf an menschlicher Aufsicht und Entscheidungsfindung in ihren Prozessen herstellen.
RPA konzentriert sich in erster Linie auf die Automatisierung mithilfe von Software-Robotern, die die menschliche Interaktion mit Anwendungen nachahmen. Beispielsweise können Roboter so programmiert werden, dass sie mit Rechnungsdaten und der Benutzeroberfläche eines Buchhaltungssystems interagieren, um den gesamten Prozess von der Datenextraktion bis zur Dateneingabe mit minimalem menschlichen Eingriff zu automatisieren. Dadurch wird nicht nur die Aufgabe beschleunigt, sondern auch die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert, was zu einer höheren Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung führt.

Komplexität der Implementierung

Die Umsetzung von BPM-Initiativen kann komplex und zeitaufwändig sein. Sie erfordert ein gründliches Verständnis der bestehenden Prozesse, die Zustimmung der Beteiligten, die Modellierung der Prozesse und möglicherweise erhebliche Änderungen der Organisationsstruktur, der Systeme und der Kultur.
Die Implementierung von RPA ist in der Regel relativ einfach und im Vergleich zu BPM weniger komplex. Es geht darum, die für die Automatisierung geeigneten Aufgaben zu identifizieren, die Roboter/Bots zu entwickeln und zu testen und sie in bestehende Systeme zu integrieren. RPA kann oft mit minimaler Unterbrechung der bestehenden Prozesse implementiert werden, da es keine Umgestaltung und Optimierung ganzer End-to-End-Prozesse erfordert.

Erwartete Vorteile

Von BPM-Projekten wird häufig ein strategischer Nutzen erwartet, z. B. eine verbesserte Prozesseffizienz, Ressourcennutzung, Kundenzufriedenheit sowie Risikominderung und verbesserte Compliance. Die strategischen Vorteile von BPM erfordern oft eine längerfristige Perspektive, um ihre Wirkung voll zu entfalten. Während einige unmittelbare Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne offensichtlich sein mögen, tragen die kulturellen, kundenorientierten, risikomindernden und innovativen Aspekte von BPM erheblich zum langfristigen Erfolg und zur Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation bei. Diese Vorteile lassen sich zwar kurzfristig nicht immer leicht quantifizieren, sind aber für ein nachhaltiges Wachstum und die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
RPA-Projekte zielen in der Regel darauf ab, „Quick Wins“ in Form von reduzierten Arbeitskosten, erhöhter Prozessgeschwindigkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit zu erzielen. Nehmen wir an, ein Unternehmen erhält durchschnittlich 1.000 Lieferantenrechnungen pro Monat. Für die Bearbeitung jeder Rechnung benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 10 Minuten, einschließlich Dateneingabe, Validierung und Genehmigung. Wenn der Prozess automatisiert wird, lassen sich jeden Monat mehr als 150 Arbeitsstunden einsparen.

Welchen Ansatz wählen?

Insgesamt dienen BPM und RPA unterschiedlichen Zwecken bei der Prozessverwaltung und -automatisierung. BPM verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Optimierung von End-to-End-Prozessen, während RPA in der Regel auf spezifische Aufgaben zur Automatisierung abzielt. Je nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens können sie zusammen oder unabhängig voneinander eingesetzt werden, um die Prozesseffizienz und Produktivität zu steigern.

Die Optimierung der gesamten Transaktionsverarbeitung und -abwicklung in einer Bank ist angesichts der Komplexität, des hohen Volumens, der strengen regulatorischen Anforderungen und der Beteiligung mehrerer Abteilungen ein hervorragender Kandidat für ein Business Process Management (BPM) Projekt. Eine ordnungsgemäße Implementierung bringt erhebliche Vorteile mit sich, darunter Kosteneinsparungen, erhöhte Effizienz, minimierte Risiken und verbesserte Skalierbarkeit. Robotic Process Automation (RPA) könnte zu diesem Projekt beitragen, indem es die Extraktion von Daten aus verschiedenen Quellen automatisiert, Aufgaben der Zahlungsverarbeitung wie die Überprüfung von Anweisungen, die Durchführung von Berechnungen und die Erstellung von Zahlungsaufträgen verwaltet sowie Transaktionen durch den Vergleich von Datensätzen in verschiedenen Systemen oder Datenbanken abgleicht.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob die Prozesse verbessert werden sollen, sondern vielmehr, welche Rahmenbedingungen und Instrumente am besten geeignet sind, um dieses Ziel zu erreichen. Um es mit den Worten von Bill Gates zu sagen:

„Die erste Regel für jede Technologie, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, ist, dass die Automatisierung eines effizienten Vorgangs die Effizienz steigert. Die zweite Regel lautet, dass die Automatisierung eines ineffizienten Vorgangs die Ineffizienz vergrößert.“

Wie kann Be helfen?

Bei Be nutzen wir unser umfassendes Wissen über den Finanzsektor und kombinieren es mit unseren Kenntnissen im Bereich BPM und RPA, um unseren Kunden die effektivsten Strategien für ihre individuellen Bedürfnisse zu vermitteln. Wir betrachten jeden Kunden als einzigartig und passen die Best Practice-Verfahren jeweils auf die spezifischen Anforderungen an. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unser Serviceangebot zu erfahren und Ihre Prozesse zu optimieren!

Über die Autoren

Pedro Ferreira Sales verantwortet für Be – Shaping the Future das Service Portfolio Business Process Management, in der er seine langjährigen Erfahrung als Linien- und Projektleiter im Prozessmanagement systemrelevanter Banken einbringt. Sein besonderer Fokus liegt auf der Generierung von konkreten und objektiv messbarem Mehrwert durch die Optimierung von Prozessen.

Vlad Lapko ist Senior Business Analyst bei Be – Shaping the Future. Er bringt umfassende theoretische und praktische Erfahrung im Business Process Management (BPM) mit. Sein besonderer Fokus liegt auf der Automatisierung und Visualisierung von Geschäftsprozessen, um messbaren Mehrwert zu schaffen.