Demo-Sessions als Treiber für Engagement und Commitment in großen Optimierungsprogrammen

In komplexen Transformationsprogrammen sind regelmäßige Demo-Sessions weit mehr als reine Produktpräsentationen. Sie schaffen Transparenz, fördern das Engagement und sichern das Commitment aller Stakeholder – wenn sie strategisch geplant, iterativ gestaltet und auf den Reifegrad der Lösungen abgestimmt sind.

Mehr als eine Präsentation – warum Demo-Sessions entscheidend sind

In großen Optimierungsprogrammen laufen viele Arbeitspakete parallel, oft über mehrere Länder, Teams und Zeitzonen hinweg. Statusberichte auf Papier oder in Folien reichen selten aus, um Stakeholder wirklich mitzunehmen.
Demo-Sessions bieten einen anderen Zugang: Sie machen Fortschritte sichtbar, schaffen einen Raum für direkten Austausch und fördern das Gefühl, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Ihr Mehrwert:

Transparenz – Stakeholder sehen, was funktioniert, statt es nur zu lesen

Feedback-Kultur – direkter Dialog zwischen Entwicklern, Fachbereichen und Endnutzern

Verbindlichkeit – Sichtbare Ergebnisse erhöhen den Anreiz, Zusagen einzuhalten

Früherkennung von Problemen – Iterative Präsentationen decken Schwachstellen auf, bevor sie kritisch werden

Praxisnaher Prozess: Einen Demo-Kalender aufsetzen

Ein strukturierter Demo-Kalender ist der Schlüssel, um Präsentationen planbar zu machen und sie mit den Zyklen des Programms zu verzahnen.
Ein bewährtes Vorgehen:

Programmzeitplan analysieren
Meilensteine, Go-Lives und Testphasen identifizieren. Diese bilden das Grundgerüst des Demo-Kalenders.
Frequenz festlegen
Zum Beispiel alle vier Wochen oder am Ende eines Sprints – abhängig von der Arbeitsweise im Projekt.
Lösungs-Cluster bilden
Thematisch verwandte Funktionen bündeln, um Überschneidungen zu vermeiden und Sessions effizient zu gestalten.
Stakeholder zuordnen
Für jede Session definieren, ob der Fokus auf Business, IT oder einer gemischten Zielgruppe liegt.
Format abhängig vom Reifegrad wählen
- Frühe Phase: Konzepte, Click-Dummies, Architektur-Übersichten – moderiert als Workshop
- Mittlere Phase: Live-Demonstrationen einzelner Funktionen mit anschließender Feedbackrunde
- Späte Phase: End-to-End-Szenarien nahe am Go-Live, moderiert als Showcase mit Q&A
Feedback-Mechanismus etablieren
Rückmeldungen strukturiert erfassen und in den nächsten Iterationen sichtbar umsetzen.

Iterativ und praxisorientiert gestalten

Demo-Sessions sind besonders wirksam, wenn sie kein Einbahnstraßenformat sind. Statt fertige Ergebnisse nur zu zeigen, sollten sie:

Diskussionen ermöglichen

Rückmeldungen ernst nehmen und integrieren

Zwischenstände zeigen, um Entwicklungsschritte nachvollziehbar zu machen

So entsteht das Gefühl, dass Feedback Wirkung hat – ein wichtiger Faktor für Akzeptanz und Commitment.

Praxisbeispiel: Demo-Kalender im internationalen Rollout

In einem globalen Optimierungsprogramm mit mehreren Workstreams setzte das PMO einen zentralen Demo-Kalender auf, der mit dem übergeordneten Programmplan synchronisiert war.

Frühe Phase: Zweiwöchentliche Workshops mit Prototypen, um die Ausrichtung der Funktionen zu validieren

Mittlere Phase: Monatliche Live-Demos mit End-to-End-Prozessen, gefolgt von kurzen Umfragen zu Prioritäten und Änderungswünschen

Vor dem Go-Live: Fokus-Demos zu kritischen Kernfunktionen mit klaren Abnahme-Checks
Ergebnis: Stakeholder beteiligten sich aktiver, Entscheidungen wurden schneller getroffen und letzte Änderungen konnten gezielt vor dem Go-Live umgesetzt werden.

Best Practices für erfolgreiche Demo-Sessions

Klare Agenda: Jede Session braucht ein definiertes Ziel und Fokus

Zeitdisziplin: Pünktlich starten, kompakt halten, Nachbereitung einplanen

Aktive Einbindung: Teilnehmer gezielt ansprechen, um Meinungen einzuholen

Transparenz: Feedback und Umsetzungen daraus sichtbar kommunizieren

Flexibilität: Bei neuen Prioritäten oder Reifegradänderungen den Demo-Plan anpassen

Fazit

Richtig geplante und moderierte Demo-Sessions sind ein wirkungsvolles Steuerungsinstrument in großen Optimierungsprogrammen. Sie schaffen nicht nur Transparenz, sondern fördern aktiv das Engagement und Commitment der Stakeholder. Durch ihre iterative und praxisnahe Gestaltung werden sie zu einem festen Baustein für den Projekterfolg – und sorgen dafür, dass alle Beteiligten sich als Teil der Lösung verstehen.

Über den Autor
Pedro Ferreira Sales verantwortet für Be – Shaping the Future das Service Portfolio Business Process Management und bringt langjährige Erfahrung als Linien- und Projektleiter im Prozessmanagement systemrelevanter Banken ein. Sein besonderer Fokus liegt auf der Generierung von konkretem, objektiv messbarem Mehrwert durch die Optimierung von Prozessen.